Qu’est-ce que la rétrospective ?

La rétrospective est née avec l’apparition des méthodes agiles, portée notamment par la parution du Manifeste Agile, aux débuts des années 2000. Elle y est décrite comme un rituel de la méthode Scrum où « à intervalles réguliers, l’équipe réfléchit aux moyens de devenir plus efficace, puis règle et modifie son comportement en conséquence ». Dans une démarche d’amélioration continue, sur laquelle sont fondées les méthodes agiles, cette cérémonie occupe une place importante au sein de l’organisation d’une équipe. Elle leur permet de bénéficier d’un temps de réflexion sur son fonctionnement interne et son écosystème de travail.

Bien que chaque organisation, équipe, soit libre d’adapter le format, la rétrospective possède un cadre bien précis défini par le Guide Scrum. Elle a pour but de se focaliser sur une période définie (un sprint dans un contexte agile) et s’articule principalement autour des trois thèmes suivants :

• Ce qui s’est bien passé
• Ce qui s’est moins bien passé
• Ce qui pourrait permettre de s’améliorer

Le cadre d’une rétrospective

A la différence d’un retour d’expérience (REX) ou bilan, elle se fait au cours du projet dans le but d’optimiser le fonctionnement de l’équipe. Il est donc important que chaque membre de l’équipe puisse s’exprimer sur les points qui ont pu affecter de manière positive ou négative le fonctionnement de l’équipe ; la finalité de cet échange étant d’identifier collectivement des axes d’amélioration à mettre en œuvre.

Le Guide Scrum fixe un certain cadre :

• Une durée maximale de 3h. Toutefois, nous considérons que la durée optimale se situe autour de 1h30 ; afin de laisser un temps d’expression suffisant à l’équipe pour atteindre les objectifs de la séance sans que celle-ci s’éternise.
• L’importance de la présence de tous les membres de l’équipe, afin de confronter l’ensemble des points de vue et construire un plan d’action pertinent.
• Enfin, un rôle d’animateur est requis. La personne désignée aura pour responsabilité d’animer la séance et de veiller à ce chacun puisse s’exprimer librement. Pour cela, différents formats d’ateliers existent comme le Speeboat, le bulletin météo, le Keep-Start-Stop (ou DAKI) ou encore le Starfish.

Comment l’adapter aux différentes équipes ?

Comme évoqué dans la première partie, la rétrospective permet à une équipe de faire un bilan sur son fonctionnement pendant une période donnée. Si elle a été imaginée initialement pour permettre des ajustements au sein d’une équipe Scrum après chaque sprint, elle peut aussi être réalisée après une période particulière pour une équipe non agile.

Prenons par exemple une équipe de vendeurs, nous pouvons imaginer l’organisation d’une rétrospective à mi-parcours de la période des soldes. Elle permettra de faire le bilan du fonctionnement de l’équipe pendant ce temps particulier et cruciale pour l’entreprise et d’en tirer des axes d’amélioration à mettre en œuvre sur la période à venir.  En effet, n’importe quelle équipe, quel que soit son niveau d’agilité, à tout intérêt à chercher à perfectionner son organisation interne. Dans cet optique, la rétrospective semble être un des outils les plus adaptés. Selon les attentes de chacun, ces différentes thématiques peuvent être abordées :

• Objectif (l’équipe est-elle bien alignée sur ses objectifs à atteindre ?)
• Vitesse (est-ce que l’on respecte les délais fixés tout en ayant un rythme soutenable ?)
• Process (est-ce que les process actuels sont clairs et optimaux ?)
• Rôles (les rôles de chacun sont-ils clairs ? Avons-nous tous les profils nécessaires au bon fonctionnement de l’équipe ?)
• Ressources (l’équipe a-t-elle accès à toutes les ressources dont elle a besoin ?)

Il est important de préciser que cette liste n’est pas exhaustive et que les participants sont libres d’évoquer tout élément qui, selon eux, impacte le fonctionnement de l’équipe. L’objectif principal de cette séance est d’identifier un plan d’actions qui permettra de perfectionner l’organisation de l’équipe (points positifs à conserver, points durs à corriger, etc.).

Ainsi, la rétrospective n’est pas obligatoirement liée à la pratique de l’agilité : elle peut être adaptée à un contexte non-agile. Elle apparaît particulièrement pertinente pour la mise en place de nouveaux process ou encore pour tout changement dans l’organisation d’une équipe. Cependant, son application pourrait s’avérer délicate pour les équipes trop nombreuses, il conviendra donc de définir le bon périmètre sur lequel l’appliquer.

B. Mery & R. Maxime

Si vous vous interrogez sur l’adaptation d’une rétrospective dans vos équipes, AVJI Conseil vous accompagne sur la définition et la mise en place, en fonction de vos enjeux et de votre contexte.